复旦大学科研项目等资金会议费管理暂行办法
发布时间 : 2017-04-13

第一章 总 则

第一条 为贯彻落实中央关于深化改革创新、形成充满活力的科技管理和运行机制的要求,改革和创新科研项目等资金会议费使用和管理方式,以深化改革更好激发广大科研人员积极性,根据《中共中央办公厅、国务院办公厅关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(中办发201650号)结合学校实际和国际惯例,制定本办法。

第二条 本办法适用于使用纵向科研项目资金、横向科研项目资金(含用于科研的捐赠资金)、科研用途的校内部门预算资金举办(含主办、承办)的各类会议、论坛,包括国内业务会议、国内管理会议、在华举办国际会议。

(一)国内业务会议是指因科研业务需要举办的业务性会议,包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、座谈会、答辩会等。

(二)国内管理会议是指除国内业务会议之外的其他国内会议。

(三)在华举办国际会议是指报经教育部外事部门批准的、在我国境内举办的国际会议。

会议举办者根据会议内容和性质选择相应的会议类型,报所在二级单位审批确定。

第三条本办法的制定坚持以下原则:

(一)以人为本:以调动科研人员积极性和创造性为出发点和落脚点,强化激励机制,加大激励力度,充分激发创新创造活力。

(二)实事求是:改革科研会议审批管理制度,扩大项目负责人自主权;根据会议性质和内容不同实施分类管理;从实际需要出发制定会议费开支标准、范围和使用机制;按照委托方要求或合同约定管理使用横向会议经费。

(三)厉行节约:通过加强预算管理、改进会议形式、提高会议效率等方式控制会议成本。

会议费使用和管理职责如下:

(一)会议举办者是会议费的直接负责人,对会议费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担直接责任。会议举办者应了解并遵守有关财经法律法规和会议费管理制度,依法、据实报销会议费。

(二)各项目负责人审批和监督本项目会议费预算支出,督促、审查办会人员合理、合规报销会议费;各部门相关负责人负责审批和监管本部门科研相关会议费预算收支,督促、审查办会人员合理、合规报销会议费。

(三)财务处负责会议费的会计核算和财务管理,制定和宣传学校会议费管理办法,依据有关财经法律法规、会议费管理办法和各项目负责人、各部门相关负责人审批结果,实施会议费报销管理和服务。

第二章会议审批和注意事项

第五条 各项目组和相关管理部门应建立健全会议审批管理制度,严格控制会议数量、会期、规模,注重会议质量,提高会议效率。

第六条 会议举办者应当根据会议性质、主要内容确定会议人数和天数,严格限定工作人员数量。

第七条 国际会议应按照外事处要求提前四个月履行有关审批手续。

第八条 使用纵向科研项目资金、横向科研项目资金举办会议应在会议费预算限额内编细编实预算,并由项目负责人审定;使用科研用途的校内部门预算资金举办会议应在会议费预算限额内编细编实预算,并由部门有关负责人审定。会议费预算需列明会议的名称、会议类别、主要内容、时间、地点、代表人数、工作人员数、所需经费及列支渠道等。

第九条各项目组和管理部门召开会议应当改进会议形式,充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段,降低会议成本,提高会议效率。

第十条 会议优先安排在学校内部会议室、宾馆等场所。因工作需要必须在校外召开的,国内会议原则上应安排在四星级以下(含四星)宾馆。

第十一条 参会人员以在沪单位为主(超过50%为在沪单位人员)的会议原则上不得到沪外召开。不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。

第十二条 除必须住会的情况外,会议召开地代表和会议工作人员原则上不安排住宿。

第三章 会议费开支范围和标准

第十三条 举办会议开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等;国际会议可开支同声传译翻译费、同声传译设备租金费用。

前款所称交通费是指用于会议代表接送站,以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。

第十四条 会议费开支实行综合定额控制,各项费用之间可以调剂使用。会议费综合定额标准如下:

复旦大学科研项目等资金会议费综合定额标准表

单位:/.

会议类别

住宿费

伙食费

其他费用

合 计

国内业务会议

500

150

100

750

国内管理会议

340

130

80

550

在华举办国际会议

700

200

300

1200

  

(一) 综合定额里的其他费用包括会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等。

(二)使用纵向科研项目资金、科研用途的校内部门预算资金举办会议应在批准的会议费预算额度内严格执行本办法确定的标准,执行过程中如需调整或追加,须按有关规定审批;使用横向科研项目资金举办会议应参照本办法确定的标准执行,如合同有约定,从其约定,执行过程中如需调整或追加,按照委托方要求或合同约定办理。

(三)不安排住宿的会议,综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行,住宿费不能调剂使用;不安排就餐的会议,综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行,伙食费不能调剂使用。

(四)会议费综合定额标准根据物价等因素进行动态调整。

第十五条下列费用可纳入会议费预算,但不计入会议费综合控制定额:

(一)会议代表旅费。会议代表参加会议发生的旅费,原则上回单位报销。确因工作需要,邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费,对于使用纵向科研项目资金、科研用途的校内部门预算资金举办的会议,可参照执行学校差旅费标准;对于使用横向科研项目资金举办的会议,可参照执行学校差旅费标准,合同有约定的,从其约定。

(二)同声传译人员翻译费、同声传译设备租金。

(三)参会专家人员费用。会议举办者根据工作需要,向邀请参会专家发放的咨询费、讲课费、劳务费。

  

第四章会议费预支和报销管理

第十六条 各项目组和有关管理部门在会议开始前可办理会议费预支手续。预支会议费应提供:

(一)会议通知(包含会议议程);

(二)会议费预算表;

(三)预支预约单;

(四)如达到5万元及以上,需提供大额货币资金支付申请表;

(五)如举办国际会议,需提供教育部批准办会的文件。

第十七条 各项目组和有关管理部门在会议结束后应当及时汇总各项资料和票据,填写会议费报销单,统一办理报销手续。会议费报销时应提供:

(一)会议通知(包含会议议程);

(二)会议费预算表(预支时已提供的,无需重复提供);

(三)会议费支出明细清单;

(四)实际参会人员签到表(如无法提供签到表,可提供参会人员名单、联系方式);

(五)会议服务单位提供的费用发票、原始明细单据、电子结算单、委托协议(合同)等资料;

(六)如达到5万元及以上,需提供大额货币资金支付申请表;

(七)如举办国际会议,需提供教育部批准办会的文件。

第十八条 对于全部使用财政拨款举办的会议,不得再向参会人员收取费用,严禁转嫁摊派会议费。

  

第五章监管、监督和问责

第十九条 严禁各项目组和有关管理部门借会议名义组织会餐或安排宴请;严禁预存、套取会议费设立“小金库”;严禁在会议费中列支公务接待费。

各项目组和有关管理部门办会不得安排高档套房;会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量,严禁提供高档菜肴和香烟;不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用;不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观;严禁组织高消费娱乐、健身活动;严禁以任何名义发放纪念品;不得额外配发洗漱用品。

第二十条各项目组和相关管理部门应当加强对会议举办活动和经费报销的内控管理,发现违规现象及时上报有关部门,自觉接受学校有关部门对会议举办活动及相关经费支出的监督检查。

第二十一条 各项目组和相关管理部门应当将非涉密的会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况在本单位内部进行公示。

第二十二条学校财务部门负责对各项目组和相关管理部门会议费管理和使用情况进行检查和监管,主要内容包括:

(一)会议审批制度是否健全,会议活动是否按规定履行审批手续;

(二)会议费开支范围和标准是否符合规定;

(三)会议费报销手续是否符合规定;

(四)会议费管理和使用的其他情况。

学校财务部门在会议费报销审核时如发现问题,应责令项目组或相关管理部门改正,严格按照本管理规定报销费用。对发现问题的项目组或相关管理部门及负责人,视情况予以处理和通报。对检查中发现的涉嫌违纪的直接责任人、项目负责人或管理部门相关负责人,移交纪检监察部门调查处理。

第二十三条学校审计部门根据学校相关计划和规定,对会议费管理使用情况实施审计监督。

第二十四条学校纪检监察部门根据职责加强监督和检查。纪检监察部门加强对会议费管理制度执行情况的检查和监督,及时发现问题提出整改建议。受理相关举报,受理学校财务和审计部门等移交的需要调查处理的问题,会同学校财务等部门调查处理涉嫌违纪的问题。涉嫌违法的,按相关程序移送司法部门。

第六章 附 则

第二十五条 各附属医院相关经费可参照本办法管理。

第二十六条财务处根据本办法制定实施细则。

第二十七条 本办法经2016829日校长办公会议通过,自通过之日起执行。


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